Privacy

In deze privacyverklaring leest u hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

U vindt hier de volgende onderdelen:

• Contactgegevens van het CIBG en van de Functionaris gegevensbescherming
• Waarom verwerkt het CIBG uw persoonsgegevens en wat is daarvoor de grondslag?
• Uw rechten
• Worden uw persoonsgegevens gedeeld en zo ja, met wie?
• Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om en hoelang bewaren wij deze?
• Welke (categorieën van) persoonsgegevens verwerken wij?
• Wie of wat is de bron van deze persoonsgegevens?
• Of u verplicht bent persoonsgegevens met ons te delen
• De visie van VWS

Waarom verwerkt het CIBG uw persoonsgegevens?

Voor Gratis VOG verwerkt het CIBG persoonsgegevens op basis van de Regeling gratis VOG voor vrijwilligers. Wij verwerken uw persoonsgegevens in het kader van Gratis VOG met als doel uw aanvraag te kunnen behandelen en u te informeren over het verloop van uw aanvraag. Zo kunnen wij bijvoorbeeld nadere informatie opvragen en beschikkingen versturen.  

Het CIBG verwerkt de volgende (categorieën van) persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres van degene die namens een organisatie een aanvraag doet;
• Uit uw aanvraag kunnen indirect bijzondere persoonsgegevens worden afgeleid, bijvoorbeeld wanneer u een aanvraag doet namens een religieuze of levensbeschouwelijke organisatie.

Het CIBG komt op de volgende manieren aan uw persoonsgegevens:

• De gegevens zijn afkomstig van de aanvrager zelf. De aanvrager deelt deze gegevens door middel van het invullen van het aanvraagformulier op de website van Gratis VOG;
• Wij ontvangen ook gegevens die via de Kamer van Koophandel openbaar zijn. Dit zijn alleen bedrijfsgegevens.

Het verstrekken en verwerken van de persoonsgegevens is een voorwaarde om uw aanvraag namens een organisatie te kunnen behandelen. Het doel van deze verwerking is aanvragen van organisaties te kunnen beoordelen om aangemerkt te worden als Gratis-VOG organisatie op grond van artikel 2 van de Regeling gratis VOG voor vrijwilligers. Wanneer u als aanvrager uw persoonsgegevens niet invult, kunt u geen aanvraag indienen namens uw organisatie.   

Worden uw persoonsgegevens gedeeld?

In een aantal gevallen is het CIBG bevoegd en soms zelfs verplicht om aan andere (overheids)organisaties gegevens en inlichtingen te verstrekken.

Bij de indiening van de aanvraag wordt toestemming gevraagd om de gegevens te delen met koepelorganisaties NOC*NSF, NOV en CIO. De koepels behartigen de belangen van meerdere verenigingen en stichtingen samen. Wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven, kunnen uw gegevens worden gedeeld met koepelorganisaties. Koepelorganisaties vervullen een ondersteunende, informatieve en monitorende rol bij de aanvraagprocedure en kunnen u helpen bij het doen van de aanvraag. Wanneer u geen toestemming geeft voor het delen van uw gegevens met de koepelorganisaties, worden uw gegevens niet met de koepelorganisaties gedeeld. U kunt dan alsnog uw aanvraag indienen. Indien u dan toch ondersteuning wenst vanuit de koepelorganisaties bij het doen van uw aanvraag, kunt u zelf contact opnemen met de koepelorganisaties.

Uw gegevens worden nooit verkocht aan derden.

Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?

Het CIBG hanteert een aantal uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens en neemt maatregelen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

Uitgangspunten

Voor een wettelijke reden en voor een doel

Het CIBG verwerkt persoonsgegevens wanneer er een wettelijke reden is om ze te mogen verwerken of op basis van toestemming. Daarbij zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor het specifieke doel waarvoor ze verzameld zijn.

Met zo min mogelijk gegevens

Het CIBG verwerkt niet méér persoonsgegevens dan noodzakelijk is. Als het kan, verwerken we minder of geen persoonsgegevens.

Inbreuk op privacy zo klein mogelijk

Het CIBG zorgt dat de inbreuk op de privacy niet te zwaar is voor het doel waarvoor de gegevens worden verzameld. Wanneer mogelijk kiezen we daarbij voor verwerking van persoonsgegevens die de minste inbreuk op de privacy veroorzaken.

Bewaren alleen zolang het nodig is

Bij het CIBG bewaren we uw persoonsgegevens:

• niet langer dan wettelijk is toegestaan;
• of op grond van de archiefwet is vereist;
• of zolang als het nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Voor persoonsgegevens die in het kader van Gratis VOG zijn verwerkt, hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• 15 Jaar na de aanvraag wanneer de betreffende organisatie wordt toegelaten;
• 5 Jaar voor afgewezen organisaties 

Maatregelen

Het CIBG neemt maatregelen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens:

• Persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Dat wil zeggen dat het CIBG zorgt dat alleen personen met de juiste bevoegdheden én een geheimhoudingsplicht uw gegevens kunnen verwerken;
• Persoonsgegevens zijn passend beveiligd. We volgen daarbij minimaal de voorschriften en standaarden van de Rijksoverheid voor informatiebeveiliging;
• Het CIBG maakt afspraken over maatregelen met externe partijen als softwareleveranciers en datacenters en controleert of externe partijen deze afspraken nakomen.

Uw rechten

Onder de AVG heeft u een aantal rechten. Voor meer informatie over welke rechten u heeft, klikt u hier.

Wij delen uw gegevens met de koepelorganisaties wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven. U heeft het recht de toestemming voor de verwerking van deze persoonsgegevens in te trekken. Dat heeft niet tot gevolg dat de verwerking van uw persoonsgegevens tot het moment van de intrekking van de toestemming, onrechtmatig was.

Verzoek indienen

Als u uw rechten onder de AVG wilt uitoefenen, kunt u via het formulier AVG-verzoek een verzoek indienen. Het CIBG behandelt uw verzoek binnen 4 weken.

Wij vragen afhankelijk van uw verzoek mogelijk om extra gegevens om uw identiteit te controleren (door bijvoorbeeld controlevragen te stellen of een ID-bewijs te vragen).

Als wij u om een ID-bewijs vragen, zorg dan dat uw BSN-nummer is doorgestreept. Lees op Rijksoverheid.nl hoe u via de KopieID-app veilig een kopie van uw ID kunt maken. Het kopie van uw ID wordt na afhandeling van uw verzoek vernietigd en verwijderd.

Het recht op vergetelheid

Het verwerken van persoonsgegevens door het CIBG kent een wettelijke basis. Hieruit volgt ook een bewaarplicht van de gegevens. Binnen de bewaartermijn mogen we deze gegevens niet verwijderen. Het recht op vergetelheid is daarom, binnen die termijn, niet van toepassing.

U heeft uiteraard wel altijd de mogelijkheid uw aanvraag, toelating, of registratie in te trekken. Dit heeft dan wel als consequentie dat wij uw aanvraag niet verder kunnen behandelen.

Contactgegevens CIBG

Het CIBG is verwerkingsverantwoordelijke  wanneer zij persoonsgegevens van u verwerkt in het kader van Gratis VOG.

Op deze pagina kunt u vinden hoe u contact kunt opnemen met het CIBG.

Functionaris voor Gegevensbescherming

Het CIBG is onderdeel van het ministerie van VWS. Het ministerie van VWS heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is onafhankelijk en controleert of het ministerie en de uitvoeringorganisaties de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) toepassen en naleven. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de toepassing van privacywetgeving.

Vragen aan de FG kunt u digitaal of op papier stellen via:

FG-VWS@minvws.nl  of via:

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
Directie Bestuurlijke en Politieke Zaken
Postbus 20350
2500 EJ  Den Haag

Autoriteit Persoonsgegevens

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van uw persoonsgegevens. Meer informatie hierover vindt u op deze pagina. Ook kunt u een vraag stellen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor meer informatie daarover klikt u hier.

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is informatie die direct over iemand gaat of informatie die naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn een woonadres, telefoonnummer en e-mailadres.

Bijzondere persoonsgegevens

Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig, omdat de verwerking ervan veel impact kan hebben op iemands leven. Gegevens die iets zeggen over iemands ras, godsdienst of gezondheid zijn voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens zijn extra beschermd door de wet. Persoonsgegevens van kinderen en strafrechtelijke gegevens zijn altijd gevoelig en krijgen daarom altijd extra bescherming.

Meer informatie over persoonsgegevens vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Missie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Nederland gezond en wel. Dat is het motto van ons ministerie. Zorg voor ouderen en jongeren en voor hen met een lichamelijke of verstandelijke handicap. En bij de zorg voor mensen hoort ook de zorg voor hun gegevens. Gegevens die zij zelf of via professionals uit het veld met ons delen; vrijwillig, op basis van een wettelijke verplichting of omdat het - bijvoorbeeld in de vorm van wetenschappelijk onderzoek of door het bijhouden van registers - in het belang is van onze nationale en soms ook de internationale volksgezondheid.